Kaj je dokumentni sistem in kako vam lahko pomaga?
Se vam kopiči gora papirjev? Vas muči iskanje pogodb in računov? Učinkovit dokumentni sistem (DMS - Document Management System) je ključna rešitev za upravljanje elektronskih dokumentov, ki vam prihrani čas in denar.
Sistem za upravljanje dokumentov ni le hramba datotek, ampak celovita rešitev, ki poenostavi poslovne procese. Običajno je del večjih rešitev za upravljanje poslovnih vsebin (ECM - Enterprise Content Management).
Funkcionalnosti dokumentnega sistema Alfresco
Kot primer učinkovite rešitve se izkaže Alfresco aplikacija, ki ponuja naslednje funkcionalnosti:
- Celovito upravljanje z dokumenti (ang. Document management)
- Upravljanje s spletnimi vsebinami (ang. Web content management)
- Urejanje in arhiviranje zapisov (ang. Records management)
- Upravljanje s slikami in multimedijskimi vsebinami (ang. Image management)
Zakaj so metapodatki ključni?
Za učinkovito delo so ključni metapodatki. Ti podatki opisujejo vsebino in lastnosti dokumenta (npr. velikost, format, datum), vendar niso nujno del samega dokumenta. V dokumentnem sistemu metapodatki omogočajo hitro in natančno iskanje po vsebini, kar je ključno za povečanje produktivnosti.
Najpogostejši dokumenti za digitalizacijo
Kateri dokumenti prinašajo največje prihranke pri digitalizaciji?
- Prejeti računi in likvidacija le-teh
- Prejeta in izdana pošta
- Pogodbe in anekse
- Dobavnice in naročilnice
- Kadrovske evidence
- Projektna dokumentacija
- Zapisniki sestankov
- Sklepi in odločbe
Prednosti uvedbe dokumentnega sistema
Glavne prednosti uvedbe dokumentnega sistema, ki jih prinaša sistemska integracija:
- Iskanje po vsebini: Ne boste več brskali po mapah, ampak boste iskali po ključnih besedah znotraj vseh dokumentov.
- Enostavna in hitra uporaba: Intuitivni vmesnik omogoča hitro privajanje in vsakodnevno uporabo.
- Večjezičnost: Možnost enostavnega dodajanja podpore za nove jezike.
- Prilagodljivost: Sistem se prilagodi vašim unikatnim poslovnim potrebam.
- Visoka varnost: Napredne varnostne rešitve in zaščita podatkov.
- Dostopnost: Varno dostopajte do dokumentov od koder koli in iz katere koli naprave (računalnik, telefon, tablica).
- Upravljanje pravic: Natančno določanje uporabniških pravic za dostop na nivoju posameznega uporabnika.
- Revizijska sledljivost: Vse spremembe in dostopi do dokumentov so zabeleženi.
- Redno posodabljanje: Sistem je vedno posodobljen in deluje brez napak.
- Masovni uvoz dokumentov: Enostavno digitalizirajte in uvozite večje količine dokumentov.
Več informacij o produktu Alfresco najdete na spletni strani alfresco.com
Pripravljeni na digitalno preobrazbo?
Kontaktirajte nas še danes, da vam predstavimo, kako lahko Alfresco dokumentni sistem prilagodimo vašim potrebam in ga integriramo v vaš informacijski sistem. Z veseljem vam bomo pripravili idejno rešitev, ki vam bo pisana na kožo.