Se vam kopiči gora papirjev? Vas muči iskanje pogodb in računov? Dokumentni sistem (DMS — Document Management System) je rešitev za elektronsko upravljanje dokumentov, ki vam prihrani čas in denar.
Sistem za upravljanje dokumentov ni le hramba datotek — je celovita rešitev, ki digitalizira poslovne procese: od prejema in podpisovanja do arhiviranja in iskanja po vsebini. Pogosto je del širšega sistema za upravljanje poslovnih vsebin (ECM — Enterprise Content Management).
Povprečno podjetje z 10 zaposlenimi izgubi 2 ali več ur na dan z iskanjem, tiskanjem in posredovanjem dokumentov — to je preko 500 ur letno. Z elektronskim dokumentnim sistemom najdete katerikoli dokument v sekundah z iskanjem po vsebini, brez brskanja po mapah in arhivskih škatlah.
Fizično arhiviranje stane: tiskanje, papir, mape, prostor za arhiv, uničevanje zastarelih dokumentov. Elektronski arhiv te stroške odpravi. Dodajte k temu zmanjšanje napak zaradi napačne verzije dokumenta ali izgubljene pogodbe — finančni učinek je merljiv že v prvem letu.
Odobritev računa, ki je prej trajala 3 dni (tiskanje → podpis → skeniranje → posredovanje), se z digitalnim podpisom in delovnimi tokovi skrajša na minute. Enako velja za pogodbe, naročilnice in kadrovske dokumente.
Pri inšpekciji FURS morate predložiti vse račune in poslovne dokumente za zahtevano obdobje — takoj. Z elektronskim arhivom in iskalnimi filtri to naredite v minutah, ne dneh. Revizijska sled beleži kdaj je bil dokument ustvarjen, spremenjen in kdo ga je odprl.
Ko je dokument shranjen v e-pošti ali na skupnem strežniku, hitro pride do tega, da kdo dela z zastarelo verzijo pogodbe ali ponudbe. Dokumentni sistem vedno prikaže aktualno različico in hrani zgodovino sprememb.
Vzpostavimo dokumentni sistem, ki je prilagojen vašim poslovnim procesom — ne generična rešitev, temveč sistem, ki sledi vašemu delovnemu toku. Skupaj opredelimo zahteve, arhitekturo in način uvajanja.
Dokumentni sistem je najučinkovitejši, ko je povezan z vašim ERP-om. Ob zaključku procesa v ERP-u se dokument avtomatsko generira, digitalno podpiše in arhivira — brez ročnega posredovanja. Več o tem v poglavju Elektronsko vodenje dokumentacije v ERP.
Razvijemo programsko knjižnico ali orodje, ki digitalno podpiše XML in PDF dokumente z vašim certifikatom. Podpiramo standarde XAdES (za XML, e-SLOG) in PAdES (za PDF).
Vzpostavimo spletno aplikacijo za pregled, iskanje in upravljanje arhiva dokumentov — dostopno prek brskalnika, brez namestitve programske opreme.
Za učinkovito iskanje in organizacijo so ključni metapodatki — podatki, ki opisujejo dokument (vrsta, datum, stranka, projekt, status). Dobro zasnovan metapodatkovni model je temelj vsakega dokumentnega sistema, ki resnično deluje v praksi.
Stopite v stik z nami — skupaj si ogledamo vaše trenutne procese, ocenimo kje so največji zamuški in predlagamo rešitev, ki ustreza vašim potrebam in proračunu. Uvodni posvet je brezplačen.
Več o integraciji z obstoječimi sistemi: Sistemska integracija